Particulier Zzp Zakelijk
Mijn Essent

Mijn Essent

Mijn Essent

Algemene Inkoopvoorwaarden

Click here for English version of General Procurement Conditions.

In principe doet Essent alleen zaken met leveranciers op contractbasis. Op deze manier is Essent samen met jou als leverancier in staat om een overeenkomst te sluiten waarin specifieke zaken, Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en HSE en andere relevante condities zijn meegenomen. Indien dit niet mogelijk, onpraktisch of onwenselijk is (bijvoorbeeld voor relatief kleine aankopen) worden Algemene Inkoopvoorwaarden gebruikt.

Algemene goederen & diensten Essent

Algemene Inkoopvoorwaarden Essent (geldig vanaf 1 januari 2023) 

Algemene technische inkoopvoorwaarden Essent (geldig vanaf 1 mei 2021 tot heden)

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Gedragscode leveranciers EON - NL

Factuuradressen

Essent factuuradressen

Essent factuurvereisten

Verzenden van facturen

Er zijn 2 manieren om een factuur aan te bieden bij Essent, waarvan optie 2 alleen is toegestaan als u nog niet bent uitgenodigd voor het gebruik van SAP Business Network (optie 1).

1. Verzending via SAP Business Network (Ariba)

Het SAP Business Network (Ariba) e-facturatieplatform is nu het standaardproces voor het verzenden van facturen. U moet altijd het Ariba Network gebruiken voor facturering zodra u hierop aangemeld bent, andere methoden worden niet geaccepteerd. Indien u nog niet bent uitgenodigd om het Ariba Network te gebruiken, kunt u optie 2 gebruiken voor het verzenden van uw facturen.

Meer informatie over Ariba Network vindt u via deze link. Voor trainingen met betrekking tot facturatie via Ariba Network gebruikt u deze link.

Voor vragen omtrent factureren in Ariba Network kunt u contact opnemen met AribaEnquiries@eon.com.

2. Digitaal verzenden naar invoices_essent@eon.com

Om facturen via e-mail correct te kunnen verwerken zijn er een aantal belangrijke eisen waaraan moet worden voldaan:

  • Slechts 1 factuur per e-mail aanbieden. Overige facturen worden door het systeem als bijlage opgeslagen en niet als factuur herkend.
  • Alleen PDF-bestanden zijn toegestaan.
  • Er kunnen alleen facturen worden aangeboden. Overige documenten (zoals herinneringen en aanmaningen) worden niet verwerkt en kunnen niet worden behandeld.
  • Fysiek verstuurde facturen worden niet in behandeling genomen.
  • Het vestigingsadres dient altijd op de factuur te worden vermeld.

Vestigingsadres:
<Naam Business Unit>
Willemsplein 4
5211 AK  ’s-Hertogenbosch
Nederland

Facturatievragen, betalingsherinneringen en aanmaningen

Deze kunnen digitaal gestuurd worden aan ebscj.ap.nl@eon.com. Aangetekende post kan verstuurd worden aan:

<Naam Business Unit>
Willemsplein 4
5211 AK ’s-Hertogenbosch

Veelgestelde vragen

Staat je vraag er niet bij, stuur dan een e-mail naar ebscj.ap.nl@eon.com.
Het genoemde vestigingsadres op je factuur is niet het statutaire vestigingsadres van je afnemer. Het juiste statutaire vestigingsadres vind je in de inkooporder die je van je opdrachtgever hebt ontvangen. Daarnaast vind je het adres ook in de mail die je ontvangen hebt met als onderwerp het retour sturen van de factuur.
Het statutair vestigingsadres is het adres waar je afnemer formeel is gevestigd. Het adres waar je de goederen of diensten hebt afgeleverd is niet per definitie ook het statutaire vestigingsadres. Het juiste factuuradres, statutair vestigingsadres en afleveradres vind je in de inkooporder die je van je opdrachtgever hebt ontvangen. Daarnaast vind je het adres ook in de mail die je ontvangen hebt met als onderwerp het retour sturen van de factuur.
De tenaamstelling op je factuur komt niet overeen met de tenaamstelling in de inkooporder. De tenaamstelling op je factuur dient altijd overeen te komen met de gegevens in de inkooporder. De juiste tenaamstelling vind je ook in de mail die je ontvangen hebt met als onderwerp het retour sturen van de factuur.
Als er twee of meer verschillende tenaamstellingen op je factuur staan is het niet mogelijk om de factuur te verwerken. Op je factuur moet meteen duidelijk zijn bij welke tenaamstelling de factuur thuishoort. De tenaamstelling in het factuuradres en in het vestigingsadres moeten met elkaar overeenkomen en conform order zijn.
Het SAP Business Network (Ariba) e-facturatieplatform is nu het standaardproces voor het verzenden van facturen. U moet altijd het Ariba Network gebruiken voor facturering zodra u hierop aangemeld bent. Andere methoden worden niet geaccepteerd. Voor vragen omtrent factureren in Ariba Network kunt u contact opnemen met AribaEnquiries@eon.com. 
Het te hanteren btw-tarief wordt niet door Essent bepaald. Als je vragen hebt over het btw-tarief adviseren wij je contact op te nemen met de belastingdienst.
Een btw-nummer is veertien posities lang. De facturen waarop het btw-nummer niet juist is, kunnen niet worden verwerkt tot betaling.
Bereken je btw op je factuur, dan dien je ook een correct btw-nummer op je factuur te vermelden. De facturen zonder btw-nummer kunnen niet worden verwerkt tot betaling. Ben je niet btw-plichtig, geef dit dan duidelijk op je factuur aan.
Als je niet btw-plichtig bent, adviseren wij je dit duidelijk op je facturen aan te geven.
Een kostenplaats of WBS-element is een boekingsnummer behorend bij de afdeling van degene die de goederen of diensten bij je heeft besteld. Essent heeft een boekingsnummer nodig om de kosten op de juiste afdeling te kunnen verwerken. Voor het juiste boekingsnummer dien je contact op te nemen met degene die de goederen of diensten bij je heeft besteld. Indien je over een PO-nummer beschikt, is een kostenplaats of WBS-element niet nodig.

Er zijn meerdere redenen dat het op je factuur genoemde PO-nummer onjuist is. Bij alle genoemde redenen dien je contact op te nemen met degene die de goederen of diensten bij je heeft besteld:

  • Het PO-nummer bestaat niet in onze administratie
  • Het PO-nummer mist een positie
  • Het PO-nummer is te lang
  • Het PO-nummer is volledig uitgefactureerd en vol, je hebt meer gefactureerd dan er conform order is besteld
  • Het PO-nummer hoort bij een andere leverancier
Voor het juiste PO-nummer dien je contact op te nemen met degene binnen Essent die de goederen of diensten bij je heeft besteld. Om de betaling correct uit te kunnen voeren heeft Essent een factuur van je nodig waarop ook het PO-nummer staat vermeld. Wanneer je  het PO-nummer heeft dien je opnieuw een factuur in te dienen met daarop dit PO-nummer.
Nee, Essent vraagt je geen creditfactuur te versturen. De originele debetfactuur is retour gestuurd en niet in onze administratie verwerkt. Het is dan in onze administratie niet mogelijk om een creditfactuur te verwerken.
De geldende betalingstermijn vind je terug in de inkooporder die je van je opdrachtgever hebt ontvangen. Houd bij het verzenden van je betalingsherinneringen of aanmaningen rekening met de betalingstermijn zoals in de order is aangegeven.

Voor vragen over SAP Business Network (Ariba) kun je contact opnemen met AribaEnquiries@eon.com.

 

Voor vragen over facturatie en betalingen kun je contact opnemen met ebscj.ap.nl@eon.com.

Het eerste inkooporder die je via email hebt ontvangen bevat een activatielink om je account te registreren. Kom je er niet uit? Neem dan contact op met AribaEnquiries@eon.com.