Hybride onboarding
is de toekomst

energieversnellers

Nieuwe medewerkers zich thuis laten voelen in je organisatie. Dat is ontzettend belangrijk, benadrukt Paul Romer, Recruitment Business Manager bij Essent. Zijn team ontwikkelde een nieuw, hybride onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers. De combinatie van offline en online kennismaken en landen, is ontstaan tijdens de coronaperiode. Het blijkt een gouden combi en het is zeker niet de bedoeling om na de thuiswerktijd de hybride vorm los te laten. In deze Energieversnellers vertelt Paul met gepaste trots over het onboardingstraject bij Essent.

Vanuit huis je weg vinden in een organisatie is niet gemakkelijk. Lekker struinen door een pand, koffiedrinken met een collega of een lunchwandeling met iemand van een andere afdeling zit er nauwelijks in. Paul Romer gaat ervan uit dat iedereen over een tijdje wel wat meer naar kantoor zal gaan. Toch zal het anders zijn dan voorheen, waarbij iedereen een werkweek op kantoor doorbracht. De combinatie thuiswerken en op kantoor inloggen, is straks niet meer weg te denken. Het is volgens Paul niet meer dan logisch om ook met je onboardingsprogramma aan te sluiten bij die ontwikkeling.

Online en offline onboarden

Een hybride onboardingstraject zat al langer in de pijplijn, vertelt Paul:  “Wij zagen al eerder de meerwaarde van een combinatie tussen fysieke en digitale sessies. Sommige onderdelen zijn heel geschikt voor online, andere kun je beter live organiseren. Dat staat eigenlijk los van corona. De nieuwe manier van werken is al langer dat medewerkers steeds minder afhankelijk zijn van een fysieke plek in een kantoorpand en vaste werktijden. Corona heeft de online ontwikkelingen wel een duwtje gegeven.”

Wennen aan een nieuwe baan

Goed onboarden is ontzettend belangrijk voor Essent. Paul: “Starten bij een nieuwe werkgever is een life changing event. Ik vergelijk het met een verhuizing. De meeste mensen verhuizen niet zomaar van de een op de andere dag. Hoe mooi je nieuwe huis is, je slaapt de eerste nachten waarschijnlijk wat minder goed. Omdat je moet wennen. Dat is met een baan niet anders. Die eerste dagen, weken, maanden kosten energie. Je wilt dat de landing goed is, dat nieuwe collega’s zich thuis voelen en snel hun weg weten te vinden in de organisatie.”

Blended learning

Nieuwe collega’s krijgen een introductie van zestig dagen op drie niveaus: corporate, functioneel en persoonlijk. Algemene informatie over Essent, uitleg over systemen en praktische tools en persoonlijke begeleiding van een manager en buddy. Paul: “We hebben verschillende onderdelen in het traject zitten. Het is een vorm waarin blended learning centraal staat. Dus geen vaste checklist en volgorde van informatieverstrekking, maar wel kaders en houvast om medewerkers op hun eigen manier wegwijs te maken in de organisatie. Er zijn veel zaken die voor iedereen hetzelfde zijn, maar het ervaren van de cultuur en de gebruiken is een persoonlijk leerproces.”

Paul Romer, Recruitment Business Manager bij Essent

Vertrouwd aanspreekpunt

Paul licht toe hoe de eerste dagen van de onboarding zijn opgebouwd: “We starten de onboarding journey op de eerste werkdag van de maand met het ophalen van laptop en telefoon – de essentiële hulpmiddelen. Op die dag word je welkom geheten door je manager en/of je buddy. Het allerbelangrijkste in het traject zijn de vertrouwde, persoonlijke aanspreekpunten. Samen zijn de leidinggevende, de buddy en nieuwe collega het beste in staat om de start persoonlijk en passend te maken.”

“In de tweede week hebben we twee dagdelen met interactieve workshops waarbij we uitleg  geven over de opbouw van de organisatie, onze marktpositie, onze strategische visie en onze manier van werken. Nu is dat volledig online, maar we verwachten in de toekomst deze op kantoor te kunnen uitvoeren.”

Starten met een lege agenda

Paul vindt het ook belangrijk dat de manager een nieuwe medewerker de kans geeft om zich te oriënteren binnen de organisatie, zonder de druk van een volle agenda. Paul: “Natuurlijk bepaal je het tempo van onboarden samen, maar ik adviseer om ervoor te waken dat de agenda niet meteen vol geboekt wordt. Een team zit vaak vol smacht te wachten op een nieuwkomer, omdat er een hiaat is ontstaan door een vertrekkende kracht. Maar geef een nieuwe collega wat lucht en ruimte om te landen. In week twee passen en meten met afspraken is niet goed. En niet nodig.”

Samen op het onboardingsplatform

Bij Essent start iedere maand een groep nieuwe medewerkers. Alle niveaus en alle disciplines door elkaar. Het nieuw zijn, verbindt hen. Paul: “Nieuwelingen geven als feedback dat het ontzettend leuk is om met elkaar het onboardingstraject te doorlopen. Daar hebben we met ons interactieve platform op ingespeeld. Medewerkers volgen online trainingen waar zij zelf de voortgang bepalen en zien. Maar ze kunnen ook sparren met andere collega’s die net zijn begonnen met een online chatfunctie binnen het platform. Samen de weg vinden is makkelijker dan alleen. En als nieuweling kijk je toch op een andere manier naar een organisatie dan dat de gevestigde orde dat doet.”

Nieuw met een rugzak vol ervaring

Alle faciliteiten voor een succesvolle onboarding zijn er. Paul: “Ik ben trots op het hybride programma dat we hebben ontwikkeld en het wordt ook erg goed ontvangen. We kregen in de evaluatie diverse complimenten over de gastsprekers en de presentaties. Daarnaast  kwam naar voren dat we een sterke inhoud aanboden in de beperkte tijd en dat de afwisseling prettig was. Ook gaf een deelnemer aan zich trots te voelen om voor Essent te werken, na het zien van de presentaties.”

Maak er een feestje van

Wat Paul nog mee wil geven is: “Leer van elkaar! Verken en ontdek twee kanten op. Nieuwe krachten brengen ook nieuwe kennis mee. Luister naar hoe andere organisaties werken en doe er je voordeel mee als nieuwe werkgever en collega. En vergeet niet om er een feestje van te maken. Een medewerker start maar één keer als nieuweling bij Essent. Een mooi moment in een carrière om bij stil te staan!”