Algemene Inkoopvoorwaarden

Veelgestelde vragen

• Waarom is het vestigingsadres op de factuur onjuist?

  Het genoemde vestigingsadres op uw factuur is niet het statutaire vestigingsadres van uw afnemer. Het juiste statutaire vestigingsadres vindt u in de inkooporder die u van uw opdrachtgever heeft ontvangen. Daarnaast vindt u het adres ook in de mail die u ontvangen heeft met als onderwerp het retour sturen van de factuur.

• Wat bedoelt Essent met het statutair vestigingsadres?

  Het statutair vestigingsadres is het adres waar uw afnemer formeel is gevestigd. Het adres waar u de goederen of diensten heeft afgeleverd is niet per definitie ook het statutaire vestigingsadres. Het juiste factuuradres, statutair vestigingsadres en afleveradres vindt u in de inkooporder die u van uw opdrachtgever heeft ontvangen. Daarnaast vindt u het adres ook in de mail die u ontvangen heeft met als onderwerp het retour sturen van de factuur.

• Waarom is de tenaamstelling op de factuur onjuist?

  De tenaamstelling op uw factuur komt niet overeen met de tenaamstelling in de inkooporder. De tenaamstelling op uw factuur dient altijd overeen te komen met de gegevens in de inkooporder. De juiste tenaamstelling vindt u ook in de mail die u ontvangen heeft met als onderwerp het retour sturen van de factuur.

• Waarom accepteert Essent de factuur niet als daar twee of meer tenaamstellingen op staan?

  Als er twee of meer verschillende tenaamstellingen op uw factuur staan is het niet mogelijk om de factuur te verwerken. Op uw factuur moet meteen duidelijk zijn bij welke tenaamstelling de factuur thuishoort. De tenaamstelling in het factuuradres en in het vestigingsadres moeten met elkaar overeenkomen en conform order zijn.

• Wat is er verkeerd aan het factuuradres?

  Facturen dienen te worden aangeboden via Tradeshift, het digitale platform voor elektronisch factureren. Elke andere manier van factureren wordt niet geaccepteerd. Indien u nog niet bent uitgenodigd voor het gebruik van Tradeshift kunt u uw factuur digitaal sturen naar invoices_essent@innogy.com 

• Welk btw-tarief moeten we hanteren?

  Het te hanteren btw-tarief wordt niet door Essent bepaald. Als u vragen heeft over het btw-tarief adviseren wij u contact op te nemen met de belastingdienst.

• Waarom is het btw-nummer op de factuur onjuist?

  Een btw-nummer is veertien posities lang. De facturen waarop het btw-nummer niet juist is kunnen niet worden verwerkt tot betaling.

• We hebben een factuur retour ontvangen omdat het btw-nummer ontbreekt, wat moeten we doen?

  Berekent u btw op uw factuur, dan dient u ook een correct btw-nummer op uw factuur te vermelden. De facturen zonder btw-nummer kunnen niet worden verwerkt tot betaling. Bent u niet btw-plichtig, geef dit dan duidelijk op uw factuur aan.

• Wat moeten we doen als we niet btw-plichtig zijn?

  Als u niet btw-plichtig bent, adviseren wij u dit duidelijk op uw facturen aan te geven.

• Wat bedoelt Essent met een kostenplaats of WBS-element?

  Een kostenplaats of WBS-element is een boekingsnummer behorend bij de afdeling van degene die de goederen of diensten bij u heeft besteld. Essent heeft een boekingsnummer nodig om de kosten op de juiste afdeling te kunnen verwerken. Voor het juiste boekingsnummer dient u contact op te nemen met degene die de goederen of diensten bij u heeft besteld. Indien u over een PO-nummer beschikt is een kostenplaats of WBS-element niet nodig.

• Wat is de reden dat het PO nummer (ordernummer) onjuist is?

  Er zijn meerdere redenen dat het op uw factuur genoemde PO nummer onjuist is. Bij alle genoemde redenen dient u contact op te nemen met degene die de goederen of diensten bij u heeft besteld:

  • Het PO nummer bestaat niet in onze administratie
  • Het PO nummer mist een positie
  • Het PO nummer is te lang
  • Het PO nummer is volledig uitgefactureerd en vol, u heeft meer gefactureerd dan er conform order is besteld
  • Het PO nummer hoort bij een andere leverancier
• We hebben een factuur retour ontvangen omdat er een PO nummer (ordernummer) ontbreekt, wat moeten we doen?

  Voor het juiste PO nummer dient u contact op te nemen met degene binnen Essent die de goederen of diensten bij u heeft besteld. Om de betaling correct uit te kunnen voeren heeft Essent een factuur van u nodig waarop ook het PO nummer staat vermeld. Wanneer u het PO-nummer heeft dient u opnieuw een factuur in te dienen met daarop dit PO-nummer.

• We hebben een factuur retour ontvangen, moeten we nu een creditfactuur sturen?

  Nee, Essent vraagt u geen creditfactuur te versturen. De originele debetfactuur is retour gestuurd en niet in onze administratie verwerkt. Het is dan in onze administratie niet mogelijk om een creditfactuur te verwerken.

• Wat is de betalingstermijn van Essent?

  De geldende betalingstermijn vindt u terug in de inkooporder die u van uw opdrachtgever heeft ontvangen. Houd bij het verzenden van uw betalingsherinneringen of aanmaningen rekening met de betalingstermijn zoals in de order is aangegeven.

• Waar kan ik terecht met vragen over Tradeshift, facturatie en betalingen?

  Voor vragen over Tradeshift kunt u contact opnemen met tradeshiftenquiries_nl@innogy.com.

  Voor vragen over facturatie en betalingen kunt u contact opnemen met Finance_SSC_AP@innogy.com

• Hoe kan ik een Tradeshift account activeren?

  U heeft per mail een link ontvangen om uw Tradeshift account te activeren. Indien dit niet het geval is kunt u contact opnemen met tradeshiftenquiries_nl@innogy.com.

• Welke statussen zijn er in Tradeshift en wat betekenen ze?
  Mogelijke statussen:

  • Factuur ontvangen, verwerking gestart – dit bericht wordt gemaild naar degene die de factuur heeft gecreëerd op het moment dat de factuur vanuit Tradeshift naar het SAP systeem van Essent wordt gestuurd.  Vervolgens wordt deze verder verwerkt door Accounts Payable.
  • Factuur is goedgekeurd en vrij voor betaling met inachtneming van de betalingstermijn – dit bericht wordt gemaild naar degene die de factuur heeft gecreëerd op het moment dat de factuur wordt gematched met de PO en wordt geboekt in SAP. Na het verstrijken van de betaaltermijn wordt de factuur betaald.
  • Factuur is betaald door de klant – Dit bericht wordt gemaild naar degene die de factuur heeft gecreëerd zodra de betaling in het SAP systeem van Essent is verwerkt.